سجل واحد لكل استفسار
كل اتصال ورسالة ونموذج من الموقع يُسجَّل باسم المريض ومصدره، مع حالته: سأل، حجز، أكّد، حضر، أو أجّل.
رحلة المريض من الاستفسار إلى الحضور
تقليل غياب المرضى عن المواعيد، بمتابعة كل استفسار حتى الحضور
نسجّل كل استفسار ونحدد من يتابعه ومتى، ثم يصل المريضَ تأكيد وتذكير بموعده. فيقل من يسأل ثم يختفي، ومن يحجز ثم لا يحضر.
المريض يسأل، وقد يحجز، ثم لا يحضر
أغلب المنشآت تتابع المريض حتى يُسجَّل موعده ثم تنتظره. الفترة بين السؤال والحجز، والفترة بين الحجز والموعد، ليست مسؤولية أحد في الفريق. والموعد الفاضي في جدول الطبيب وقت لا يرجع.
- مواعيد محجوزة لم يحضر أصحابها، ولم يتصل بهم أحد قبلها
- مريض سأل عن السعر ثم انقطع، ولم يرجع له أحد بعد ذلك
- المتابعة تعتمد على ذاكرة موظف، فتتوقف إذا غاب أو انشغل
- تقرير الإعلانات يقف عند عدد الرسائل، ولا يقول كم مريضاً حضر
وين تشتغل على رحلة المريض
نشتغل على المسافة بين الحجز والحضور، ومعها متابعة من سأل ولم يحجز.
- الاستفسار
- الرد
- الحجز
- الحضور
وش يشمل
خطوات متابعة لمن لم يحجز
تسلسل مكتوب بمواعيد محددة: متى يتصل الموظف، ومتى تصل رسالة، ومتى يُقفل الاستفسار. تعتمدون النصوص قبل التشغيل.
تأكيد وتذكير بالموعد
تأكيد بعد الحجز فيه الوقت والفرع وطريقة الوصول، وتذكير قبل الموعد، وخيار للتأجيل يعيد الموعد للجدول بدل أن يضيع.
متابعة من غاب
من لم يحضر يصله اتصال أو رسالة خلال يوم لإعادة الحجز، ونسجّل سبب الغياب إذا ذكره.
نظام CRM مع شركائنا التقنيين
نجهّز نظام إدارة علاقات المرضى مع شركائنا التقنيين مثل HubSpot، أو نشتغل على النظام الموجود عندكم إذا كان يكفي.
لوحة متابعة للإدارة
استفسارات اليوم، وما ينتظر رداً، والحجوزات المؤكدة لكل قناة، ونسبة الحضور إذا وصلنا لبيانات الحجز.
كيف نشتغل
نتتبع ما يحدث اليوم
نراجع عينة من استفسارات الشهر الماضي ونرى أين توقف كل واحد: قبل الرد، أو بعد معرفة السعر، أو بعد الحجز.
نكتب الخطوات ونجهّز النظام
نحدد خطوات المتابعة ومن يملك كل خطوة، ونكتب الرسائل، ونربط القنوات بالنظام.
نشغّل مع الاستقبال
تدريب عملي لفريق الاستقبال على النظام، والتشغيل في عيادة أو فرع واحد قبل التوسع.
نراجع الغياب كل شهر
نقرأ أسباب الغياب ونسب الرد، ونعدّل توقيت التذكير ونص الرسائل وخطوات المتابعة.
كيف نقيس
- نسبة الاستفسارات التي وصلتها متابعة في وقتها
- نسبة الاستفسارات التي صارت حجزاً مؤكداً
- نسبة الغياب عن المواعيد قبل التشغيل وبعده، إذا وصلنا لبيانات الحجز
- المواعيد التي أُجّلت بدل أن تضيع
- نسبة من غاب ثم حجز من جديد
قياس الحضور والغياب يحتاج بيانات الحجز من نظامكم. بدونها نقيس حتى الحجز المؤكد، ونكتب ذلك في التقرير.
رسائل المتابعة والتذكير تصل لمن وافق على التواصل فقط، وفيها طريقة سهلة لإيقافها. والمنشأة مالكة بيانات مرضاها، وتُعالج البيانات حسب نظام حماية البيانات الشخصية.
أسئلة شائعة
كم يقل الغياب بعد التذكير؟
يختلف حسب التخصص ونوع الموعد والمدة بين الحجز والموعد، فما نعطي رقماً قبل ما نشوف بياناتكم. نقيس نسبة الغياب قبل التشغيل، ثم نقارنها كل شهر إذا وصلنا لبيانات الحجز.
عندنا نظام حجز، وش تضيفون عليه؟
نظام الحجز يبدأ لما يتسجل الموعد. نحن نغطي ما قبله، وهو الاستفسار والمتابعة، وما بعده، وهو التأكيد والتذكير ومتابعة الغياب. ونربط الاثنين إذا سمح نظامكم.
أي نظام CRM تستخدمون؟
نختار حسب حجم المنشأة والأنظمة الموجودة عندها، ونشغّله مع شركائنا التقنيين مثل HubSpot. وإذا عندكم نظام يؤدي الغرض نشتغل عليه بدل ما نضيف نظاماً جديداً.
هل كل رسائل المتابعة آلية؟
لا. التأكيد والتذكير آليان، أما متابعة من سأل ولم يحجز ومن غاب فيقوم بها موظف الاستقبال حسب خطوات مكتوبة. والرد الآلي على أسئلة واتساب خدمة مستقلة لها صفحتها.
من يملك بيانات المرضى؟
المنشأة. نشتغل عليها بالصلاحيات اللي تحددونها، وما نشاركها مع أي جهة، وما نرسل رسالة لمريض لم يوافق على التواصل.
اعرف كم موعداً يضيع عندكم كل أسبوع
قل لنا كيف تتابعون الاستفسارات والمواعيد اليوم، ونقترح من أين تبدأ في استشارة مجانية مدتها 30 دقيقة تقريباً.
نرد في نفس يوم العمل.
وصلنا طلبك
سيتواصل معك أحد قادة الفريق على الرقم الذي كتبته.
